home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / os2 / lbb110.zip / LBBOOK.HLP (.txt) < prev   
OS/2 Help File  |  1993-05-31  |  32KB  |  822 lines

  1.  
  2. ΓòÉΓòÉΓòÉ 1. Overview ΓòÉΓòÉΓòÉ
  3.  
  4. Little Black Book is a personal information manager which may be used to store 
  5. and manipulate the names, address, phone numbers, and other pertinent 
  6. information about groups of individuals.  It is capable of storing up to five 
  7. different groups of people in each phone book.  These groups could be business 
  8. contacts, friends, relatives, Christmas card lists, etc, they are determined 
  9. solely by you.  It is also capable of dialing the phone, and printing mailing 
  10. labels for any individual or group selected. 
  11.  
  12. Little Black Book is provided "as is" without any warranties (or conditions), 
  13. expressed or implied with respect to the software, including the implied 
  14. warranties (or conditions) of merchantability and fitness for a particular 
  15. purpose. The entire risk arising out of use or performance of the program 
  16. remains with you.  In no event will the copyright holder be liable for any lost 
  17. profits, lost savings, incidental or indirect damages or other economic 
  18. consequential damages, even if I have been advised of the possibility of such 
  19. damages.  In addition, I will not be liable for any damages claimed by you 
  20. based on any third party claim. 
  21.  
  22.  
  23. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2. File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  24.  
  25. The File menu contains commands that allow you to create, open, and save data 
  26. files. The following commands appear in the File menu: 
  27.  
  28. New         Creates a new untitled file 
  29.  
  30. Open        Opens an existing file 
  31.  
  32. Import      Brings data into Little Black Book from an external source 
  33.  
  34. Export      Transfers data out of Little Black Book into another format 
  35.  
  36. Save        Saves any changes to the current file 
  37.  
  38. Save As     Saves the current file under a different title 
  39.  
  40. Quit        Exits Little Black Book 
  41.  
  42.  
  43. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3. File New ΓòÉΓòÉΓòÉ
  44.  
  45. You can create a new phone book by using the File New command.  To create a new 
  46. phone book, do the following: 
  47.  
  48. o Select the File menu item and choose the New command. 
  49.  
  50. The word "Untitled" will then appear in the title bar of the Little Black Book 
  51. window. 
  52.  
  53.  
  54. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4. File Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  55.  
  56. You can open a phone book that exists on any drive in any directory by using 
  57. the File Open command. To open a file, do the following: 
  58.  
  59.  1. Select the File menu item and choose the Open command. 
  60.  
  61.  2. A dialog box will then appear showing you a list of files in the current 
  62.     directory. 
  63.  
  64.  3. Select the file to be opened by clicking on the appropriate directory and 
  65.     file names. 
  66.  
  67.  
  68. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5. File Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  69.  
  70. You use the File Save command to save changes you've made to your phone book. 
  71. To save changes to the current file, do the following: 
  72.  
  73. o Select the File menu item and choose the Save command. 
  74.  
  75.  
  76. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6. File Save As ΓòÉΓòÉΓòÉ
  77.  
  78. You use the File Save As command to name and save your database in a new file. 
  79. To do this, perform the following: 
  80.  
  81.  1. Select the File menu item and choose the Save As command. 
  82.  
  83.  2. A dialog box will then appear showing you a list of files in the current 
  84.     directory. 
  85.  
  86.  3. Select the appropriate directory folder and then type in the new file name. 
  87.  
  88.  
  89. ΓòÉΓòÉΓòÉ 7. Quit ΓòÉΓòÉΓòÉ
  90.  
  91. To exit Little Black Book, do the following: 
  92.  
  93. o Double Click on the Icon in the upper left-hand corner of the Little Black 
  94.   Book screen. 
  95.  
  96. o Or, Select File Quit from the menu bar. 
  97.  
  98.  
  99. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  100.  
  101.  
  102. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  103.  
  104.  1. Select the down arrow to the right of the Drive list to display all the 
  105.     drives on your system. 
  106.  2. Select a drive from the Drive list. 
  107.  3. Select a directory from the Directory list. 
  108.  4. Select a file name from the File list or type in a file name and select the 
  109.     Open pushbutton to display the file you want to edit. 
  110.  
  111. For specific help, select a topic below. 
  112.  
  113.  
  114. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  115.  
  116. File name           Type of file 
  117. Drive               File 
  118. Directory           Open pushbutton 
  119.  
  120.  
  121. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  122.  
  123.  
  124. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  125.  
  126. Type the name of the file you want to open in the File name field and select 
  127. the Open pushbutton. 
  128.  
  129. For more help, select a topic below. 
  130.  
  131.  
  132. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  133.  
  134. File name           Type of file 
  135. Drive               File 
  136. Directory           Open pushbutton 
  137.                     General help 
  138.  
  139.  
  140. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  141.  
  142.  
  143. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  144.  
  145. Select the down arrow to the right of the Type of file field to display the 
  146. available file types.  The sample has set this field for all file types. 
  147.  
  148. For more help, select a topic below. 
  149.  
  150.  
  151. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  152.  
  153.  
  154. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  155.  
  156. The Drive list displays the drives on your system.  Select the drive that 
  157. contains the files you want to edit. 
  158.  
  159. For more help, select a topic below. 
  160.  
  161.  
  162. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  163.  
  164.  
  165. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  166.  
  167. The File list displays all the files in the directory you selected from the 
  168. Directory list.  Select the file you want to open. 
  169.  
  170. For more help, select a topic below. 
  171.  
  172.  
  173. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  174.  
  175.  
  176. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  177.  
  178. The Directory list displays the directories on the selected drive.  Select a 
  179. directory to display the list of files from that directory in the File list 
  180. box. 
  181.  
  182. For more help, select a topic below. 
  183.  
  184.  
  185. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  186.  
  187.  
  188. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  189.  
  190. Select the Open pushbutton to display the file you want to edit. 
  191.  
  192. For more help, select a topic below. 
  193.  
  194.  
  195. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  196.  
  197. Use Save to store the file you are editing.  After the file is saved, the text 
  198. remains in the window so that you can continue editing it. 
  199.  
  200. Note:  If you are editing a new file, select the Save or Save as choices to 
  201.        display the Save as pop-up so that you can name the file you are 
  202.        editing.  A file must have a title to be saved. 
  203.  
  204.  
  205. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save as ΓòÉΓòÉΓòÉ
  206.  
  207. Use Save as to name and save a new file or to save an existing file under a 
  208. different name, in a different directory, or on a different disk. 
  209.  
  210.  
  211. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save as ΓòÉΓòÉΓòÉ
  212.  
  213.  
  214. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save as ΓòÉΓòÉΓòÉ
  215.  
  216.  1. Select the down arrow to the right of the Drive list to display all the 
  217.     drives on your system. 
  218.  2. Select a drive from the Drive list. 
  219.  3. Select a directory from the Directory list. 
  220.  4. Type the name of the file you want to save in the File name field and 
  221.     select the Save pushbutton. 
  222.  
  223. For specific help, select a topic below. 
  224.  
  225.  
  226. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  227.  
  228. File name           Type of file 
  229. Drive               File 
  230. Directory           Save pushbutton 
  231.  
  232.  
  233. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  234.  
  235.  
  236. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  237.  
  238. Type the name of the file you want to save in the File name field and select 
  239. the Save pushbutton. 
  240.  
  241. For more help, select a topic below. 
  242.  
  243.  
  244. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  245.  
  246. File name           Type of file 
  247. Drive               File 
  248. Directory           Save pushbutton 
  249. General help 
  250.  
  251.  
  252. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  253.  
  254.  
  255. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  256.  
  257. Select the down arrow to the right of the Type of file field to display the 
  258. available file types.  The sample has set this field for all file types. 
  259.  
  260. For more help, select a topic below. 
  261.  
  262.  
  263. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  264.  
  265.  
  266. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  267.  
  268. The Drive list displays the drives on your system.  Select the drive that 
  269. contains the files you want to save. 
  270.  
  271. For more help, select a topic below. 
  272.  
  273.  
  274. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  275.  
  276.  
  277. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  278.  
  279. The File list displays all the files in the directory you selected from the 
  280. Directory list.  Select the file you want to rename and save. 
  281.  
  282. For more help, select a topic below. 
  283.  
  284.  
  285. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  286.  
  287.  
  288. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  289.  
  290. The Directory list displays the directories on the selected drive.  Select a 
  291. directory to display the list of files from that directory in the File list 
  292. box. 
  293.  
  294. For more help, select a topic below. 
  295.  
  296.  
  297. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  298.  
  299.  
  300. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  301.  
  302. Select the Save pushbutton to save the file to the drive and directory you 
  303. selected and with the file name you specified. 
  304.  
  305. For more help, select a topic below. 
  306.  
  307.  
  308. ΓòÉΓòÉΓòÉ 8. Update ΓòÉΓòÉΓòÉ
  309.  
  310. The Update menu has commands which allow you to create new records, delete 
  311. unneeded records, and modify existing records.  The following commands appear 
  312. in the Update menu: 
  313.  
  314. Add a record        Creates a new entry in the database 
  315.  
  316. Delete a record     Removes an unneeded entry in the database 
  317.  
  318. Modify a record     Changes an existing record in the database 
  319.  
  320.  
  321. ΓòÉΓòÉΓòÉ 9. Add a record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  322.  
  323. You can create a new entry in the database by using Add a record.  To do so, 
  324. perform the following steps: 
  325.  
  326.  1. Select the Update menu item and choose the Add a record command. 
  327.  
  328.  2. Fill-in the record as appropriate 
  329.  
  330.  3. Select whatever group the person is a member of. 
  331.  
  332.  4. Press Add to update the database or press Cancel to abort the procedure. 
  333.  
  334.  5. You may continue adding records until all names are entered, press Add 
  335.     after you have entered the data for each record (including the last) and 
  336.     then press Cancel to take you back to the main menu. 
  337.  
  338.  
  339. ΓòÉΓòÉΓòÉ 10. Delete a record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  340.  
  341. You can permanently remove an entry from the database by using Delete a record. 
  342. To do so, perform the following steps: 
  343.  
  344.  1. Select the record you wish to delete by highlighting it with the horizontal 
  345.     scroll bar. 
  346.  
  347.  2. Select the Update menu item and choose the Delete a record command. 
  348.  
  349. Warning: Once a record is deleted there is no method of retrieving it. 
  350.  
  351.  
  352. ΓòÉΓòÉΓòÉ 11. Modify a record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  353.  
  354. You can change the contents of a record by using the Modify a record command. 
  355. To do so, perform the following steps: 
  356.  
  357.  1. Select the record you wish to modify by highlighting it with the horizontal 
  358.     scroll bar. 
  359.  
  360.  2. Select the Update menu item and choose the Update a record command. 
  361.  
  362.  3. Modify the data as appropriate 
  363.  
  364.  4. Press Modify to update the database or press Cancel to abort the procedure. 
  365.  
  366.  5. You may continue modifying records until you have made all desired changes, 
  367.     press Modify after each record is changed (including the last) and then 
  368.     press Cancel to take you back to the main menu. 
  369.  
  370.  
  371. ΓòÉΓòÉΓòÉ 12. Search ΓòÉΓòÉΓòÉ
  372.  
  373. The Search menu has commands which allow you to locate a record which has as 
  374. any field or substring within any field the string specified. 
  375.  
  376. Find        Specify a substring to search for, and locate the next occurance 
  377.             within the database. 
  378.  
  379. Find Prev   Locate the substring specified by the Find command closest to the 
  380.             current pointer in the reverse direction. 
  381.  
  382. Find Next   Locate the substring specified by the Find command closest to the 
  383.             current pointer in the forwards direction. 
  384.  
  385. Find First  Locate the first occurance in the database of the substring 
  386.             specified by the Find command. 
  387.  
  388. Find Last   Locate the last occurance in the database of the substring 
  389.             specified by the Find command. 
  390.  
  391.  
  392. ΓòÉΓòÉΓòÉ 13. Find ΓòÉΓòÉΓòÉ
  393.  
  394. Specify a substring to search for, and locate the next occurance within the 
  395. database. 
  396.  
  397. o The substring is initially set to a blank value on program initiation, 
  398.   however, once it is entered the program will remember that value until it is 
  399.   either changed or the program is terminated. 
  400.  
  401. o The default value for searches is case insensitive, for example the search 
  402.   string abc will match the string This is a test of our ABC's. 
  403.  
  404. o Case sensitive searches may be turned on by placing a check mark in the Case 
  405.   Sensitive block.  In this case the prior example would NOT produce a match. 
  406.  
  407. o Only the group currently displayed on the screen is searched, data which does 
  408.   not belong to this group is not searched. 
  409.  
  410. o All records within a database entry are searched for a match, not just those 
  411.   displayed on the screen.  Searches should not be made which span more than 
  412.   one record within a database entry, said searches will produce unreliable 
  413.   results. 
  414.  
  415.  
  416. ΓòÉΓòÉΓòÉ 14. Find Prev ΓòÉΓòÉΓòÉ
  417.  
  418. Locate the substring specified by the Find command closest to the current 
  419. pointer in the reverse direction. 
  420.  
  421.  
  422. ΓòÉΓòÉΓòÉ 15. Find Next ΓòÉΓòÉΓòÉ
  423.  
  424. Locate the substring specified by the Find command closest to the current 
  425. pointer in the forwards direction. 
  426.  
  427.  
  428. ΓòÉΓòÉΓòÉ 16. Find First ΓòÉΓòÉΓòÉ
  429.  
  430. Locate the first occurance in the database of the substring specified by the 
  431. Find command. 
  432.  
  433.  
  434. ΓòÉΓòÉΓòÉ 17. Find Last ΓòÉΓòÉΓòÉ
  435.  
  436. Locate the last occurance in the database of the substring specified by the 
  437. Find command. 
  438.  
  439.  
  440. ΓòÉΓòÉΓòÉ 18. Dial ΓòÉΓòÉΓòÉ
  441.  
  442. The Dial feature attempts to dial the phone based upon parameters established 
  443. by the Setup Dialing feature. 
  444.  
  445. o The phone number dialed is the one belonging to the record currently 
  446.   highlighted. 
  447.  
  448. o If work phone is currently selected, and there is no entry for work phone, 
  449.   but there is an entry for home phone you will be prompted to determine if you 
  450.   wish to dial the number listed for the home phone. 
  451.  
  452. o The previous also applies for the home phone dialing the work phone. 
  453.  
  454. o The phone numbers in the database should exactly specify the number to be 
  455.   dialed including the dialing prefix. 
  456.  
  457.  
  458. ΓòÉΓòÉΓòÉ 19. Print ΓòÉΓòÉΓòÉ
  459.  
  460. The Print menu allows you to print either the currently highlighted entry or 
  461. all entries in the currently displayed group. 
  462.  
  463. Current   Prints the entry currently highlighted using specifications 
  464.           determined by the Setup Printing function. 
  465.  
  466. All       Prints all entries in the currently displayed group using 
  467.           specifications determined by the Setup Printing function. 
  468.  
  469.  
  470. ΓòÉΓòÉΓòÉ 20. Print Current ΓòÉΓòÉΓòÉ
  471.  
  472. Prints the entry currently highlighted using specifications determined by the 
  473. Setup Printing function. 
  474.  
  475.  
  476. ΓòÉΓòÉΓòÉ 21. Print All ΓòÉΓòÉΓòÉ
  477.  
  478. Prints all entries in the currently displayed group using specifications 
  479. determined by the Setup Printing function. 
  480.  
  481. The Setup Display function determines which group is currently active.  The 
  482. same group that is currently on the screen will be the group which is printed. 
  483.  
  484.  
  485. ΓòÉΓòÉΓòÉ 22. Setup ΓòÉΓòÉΓòÉ
  486.  
  487. The Setup function is responsible for how information is displayed on the 
  488. screen, how phone numbers are dialed, and how labels are printed. 
  489.  
  490. Display      Determine record types displayed, set group names, and determine 
  491.              which group(s) is displayed. 
  492.  
  493. Dialing      Determine if Pulse/Tone dialing method is used, determine if the 
  494.              Home/Work number is to be dialed, and set the COM Port to which 
  495.              the modem is attached. 
  496.  
  497. Printing     Determine label making parameters and set printer port. 
  498.  
  499. Sort Order   Determine display, printing, exporting order of the database. 
  500.  
  501.  
  502. ΓòÉΓòÉΓòÉ 23. Setup Display ΓòÉΓòÉΓòÉ
  503.  
  504. Determine record types displayed, set group names, and determine which group(s) 
  505. is displayed. 
  506.  
  507. o You may check as many boxes as you wish within the Fields displayed section. 
  508.   Checking a box merely affects what is shown on screen, it does not affect the 
  509.   data, searches upon the data, or the printing of labels. 
  510.  
  511. o The Label Making/Viewing Categories section allows you to create separate, 
  512.   logical groups within the database for assigning people.  These groups may 
  513.   have names such as Family, Business Acquaintances, or Christmas Card List. 
  514.   People may be assigned to zero or more (up to 5) groups for display.  This 
  515.   feature is intended to help you keep your data organized, and to allow you to 
  516.   do mass label printing for any one group. 
  517.  
  518. o The Group to View section allows you to specify which group is curently the 
  519.   active one for viewing.  You may of course, select All to see all individuals 
  520.   regardless of their group membership. 
  521.  
  522. o In the event that you need more groups than 5, Little Black Book fully 
  523.   recognizes the ability to have more than 1 database file.  The database 
  524.   filename is of the format *.lbb with it's associated configuration in the 
  525.   form *.cnf. 
  526.  
  527. o Little Black Book remembers the last database you were working on the last 
  528.   time you were in the program, and opens the most recently used database the 
  529.   next time the program is run.  To swap to a different database file use the 
  530.   File Open command to open a new database file. 
  531.  
  532.  
  533. ΓòÉΓòÉΓòÉ 24. Setup Dialing ΓòÉΓòÉΓòÉ
  534.  
  535. Determine if Pulse/Tone dialing method is used, determine if the Home/Work 
  536. number is to be dialed, and set the COMM Port to which the modem is attached. 
  537.  
  538. o The Dial select feature allows you to switch between Tone and Rotary/Pulse 
  539.   dialing.  Your telephone line and your modem must both support whichever 
  540.   method is chosen.  In the event that problems arise, check your modem 
  541.   documentation and ensure that your modem's non-volatile memory is setup with 
  542.   the correct parameters for your local phone system (it usually is). 
  543.  
  544. o The Number select feature allows you to determine if the Home or the Work 
  545.   phone number is dialed when the Dial button is pressed. 
  546.  
  547. o The COMM Port select feature allows you to tell the computer which port your 
  548.   modem is attached to.  If you select an incorrect port usually OS/2 will 
  549.   detect this when you attempt to dial and give you an appropriate error 
  550.   message. 
  551.  
  552. o The Modem Initialization String is useful if you wish to alter the 
  553.   configuration of your modem's preset settings, or if you require special 
  554.   settings for dialing.  This setting is normally not used. 
  555.  
  556. o The Dialing Prefix is the command string used to control your access method 
  557.   to the phone system, for instance many PBX systems require you to dial 9, to 
  558.   reach an outside line, this is where you would put the 9,. 
  559.  
  560. Warning: In the event you get a nasty message from the operating system when 
  561. you attempt to dial, select Return Error Code to Program and Little Black Book 
  562. will not terminate abruptly.  At this time you should go to Setup Dialing and 
  563. correct the Comm Port setting. 
  564.  
  565.  
  566. ΓòÉΓòÉΓòÉ 25. Setup Printing ΓòÉΓòÉΓòÉ
  567.  
  568. Determine label making parameters and set printer port. 
  569.  
  570. o Labels may be up to 4 lines. 
  571.  
  572.    - The first line may be either Name, Title and Name, or Company. 
  573.  
  574.    - The second line may be either Name, Title and Name, Company, or Street 
  575.      address. 
  576.  
  577.    - The third line may be either Street address, or City, State, Zip 
  578.  
  579.    - The forth line may be either Blank, or City, State, Zip 
  580.  
  581. o The Left Margin setting allows you to tell the printer in which column to 
  582.   start printing your labels. 
  583.  
  584. o The Lines per Label setting tells the computer how many lines are printable 
  585.   on the label you are using.  This is necessary because labels come in many 
  586.   sizes and the computer has no way of knowing the label size unless you tell 
  587.   it. 
  588.  
  589. o The LPT1 ... COM4 buttons are used to tell Little Black Book which port the 
  590.   printer is attached to.  Should you select an incorrect port, unpredictable 
  591.   results may occur. 
  592.  
  593.  
  594. ΓòÉΓòÉΓòÉ 26. Setup Sort Order ΓòÉΓòÉΓòÉ
  595.  
  596. Changing the sort order for your data is easily accomplished by selecting Setup 
  597. Sort Order. In this window simply click on the the primary, secondary, and 
  598. tertiary keys (that is the most important sort criteria to least important) in 
  599. the window, and then select Accept. 
  600.  
  601. As an example, if you want to list people by the state they live in, the city, 
  602. and then alphabetize them by name select the following: 
  603.  
  604. o Select State as your Primary key 
  605.  
  606. o Select City as your Secondary key 
  607.  
  608. o Select Name as your Tertiary key 
  609.  
  610. Normally, Name would be selected as the primary key, usually the other keys 
  611. don't matter in this case because names tend to be unique. 
  612.  
  613.  
  614. ΓòÉΓòÉΓòÉ 27. Help ΓòÉΓòÉΓòÉ
  615.  
  616. Registered users may request help at a phone number provided in the registered 
  617. version. 
  618.  
  619.  
  620. ΓòÉΓòÉΓòÉ 28. Product information ΓòÉΓòÉΓòÉ
  621.  
  622.                                 Little Black Book
  623.                                   Version 1.10
  624.                                Copyright (C) 1993
  625.                                        by
  626.                               James E. Johnson Jr.
  627.  
  628.                          Little Black Book is shareware
  629.                            and must be registered for
  630.                                  continued use.
  631.  
  632.  
  633. ΓòÉΓòÉΓòÉ 29. Registration ΓòÉΓòÉΓòÉ
  634.  
  635. Little Black Book may be registered by mailing a check for $10 to: 
  636.  
  637.    James E. Johnson Jr. 
  638.    6924 Vancouver Road 
  639.    Springfield, VA 22152 
  640.  
  641. Upon registration you will receive the latest version of the Little Black Book 
  642. software along with a registration key which entitles you to free upgrades to 
  643. all version 1.xx releases (you must download the future versions from your 
  644. favorite BBS at your own expense).  Please state floppy drive size needed when 
  645. ordering.  Thank-you. 
  646.  
  647.  
  648. ΓòÉΓòÉΓòÉ 30. Shareware Concept ΓòÉΓòÉΓòÉ
  649.  
  650. Shareware is the try it before you buy it concept of software marketing.  It is 
  651. freely available by downloading it from various BBS's or one can easily and 
  652. legally give a copy to a friend.  If you like the software and intend on 
  653. continuing to use it after the trial period of typically 30 - 45 days, you are 
  654. expected to register the software with the author.  Shareware is not freeware. 
  655. It's continued use implies that it is a viable and needed tool. Registration 
  656. encourages the author to enhance the software's features, making it a better 
  657. tool for you the user, and also to create new software in the future. 
  658.  
  659.  
  660. ΓòÉΓòÉΓòÉ 31. Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  661.  
  662. Fields have a maximum length of 32 characters. 
  663.  
  664. They may contain any combination of upper or lower case alphabetic characters, 
  665. numbers or other printable characters such as #, *, %, etc.  What you type is 
  666. what you get, there is no character conversion. 
  667.  
  668. Fields are larger than the box they are in on screen, the box size is 
  669. irrelevant.  All fields within Little Black Book are 32 characters regardless 
  670. of the size allocated on screen. 
  671.  
  672.  
  673. ΓòÉΓòÉΓòÉ 32. Records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  674.  
  675. Records are a conglomeration of fields. 
  676.  
  677. o They are made up of First and Last Names, and other information about an 
  678.   individual or company. 
  679.  
  680. o If the record contains information about a company and not an individual, 
  681.   then the Last Name field should contain the word Company or whatever type of 
  682.   entity it is, with the First Name field containing the other information. 
  683.   This will ensure a consistent data presentation for both display and printing 
  684.   purposes. 
  685.  
  686. o If there is no information for a given field within a record, leave it blank, 
  687.   there is no harm in doing so. 
  688.  
  689.  
  690. ΓòÉΓòÉΓòÉ 33. Groups ΓòÉΓòÉΓòÉ
  691.  
  692. A Group is a logical entity which is used to designate a subcategory within 
  693. your Little Black Book database. 
  694.  
  695. o A group would be such entities as Relatives, Friends, Co-Workers, Business 
  696.   Contacts, Sunday School Class, or a Christmas Card List. 
  697.  
  698. o The purpose of using groups is to limit what is displayed on screen to a 
  699.   single category of individuals to simply the database's usage.  The groups 
  700.   are also useful when printing labels, their usage allows you to print labels 
  701.   for all members of a group. 
  702.  
  703. o You may select the All groups displayed feature to deal with the database as 
  704.   a whole. 
  705.  
  706. o Both the group name and the active group may be set by using the Display 
  707.   Setup function. 
  708.  
  709.  
  710. ΓòÉΓòÉΓòÉ 34. Import ΓòÉΓòÉΓòÉ
  711.  
  712. The Import function is responsible for bringing data into your Little Black 
  713. Book database from an outside source. The outside source may be either in a 
  714. plain text ASCII format where the data is aligned in columns with no embedded 
  715. special characters, or the data may be in a comma-delimitted (again straight 
  716. ASCII) format. 
  717.  
  718. Import Comma Delimitted 
  719.  
  720. Import Column Formatted 
  721.  
  722.  
  723. ΓòÉΓòÉΓòÉ 35. Import Comma Delimited ΓòÉΓòÉΓòÉ
  724.  
  725. The Import Comma Delimitted feature is useful for bring data into your Little 
  726. Black Book database from another database. This is easily done by exporting 
  727. your other database in comma delimitted format, and then having this 
  728. application read that data in.  The field order of the file to be imported is 
  729. unimportant to this program so long as you know what it is, merely give the 
  730. field order of the file to be imported to the corresponding field in the import 
  731. procedure.  For example, if LAST NAME was your first record element in the file 
  732. to be imported, put a 1 by LAST NAME, if it were the fifth item in the record 
  733. then put a 5.  Fields that are not used by Little Black Book are just ignored 
  734. in the file being imported. If a field in LBB is not present in the file being 
  735. imported, then leave the corresponding value by it as 0 and it will receive 
  736. blank values in your new database. 
  737.  
  738.  
  739. ΓòÉΓòÉΓòÉ 36. Import Data in Columns (ASCII) ΓòÉΓòÉΓòÉ
  740.  
  741. Importing data from a file where the data is in columns is a little more 
  742. difficult than importing it Comma Delimitted and that method should be used if 
  743. your data is available in that format. 
  744.  
  745. To import columns of data, first determine the character starting position of 
  746. each element type (e.g. LAST NAME, HOME PHONE, etc), and the number of 
  747. characters that field is wide (not the ending column).  Then fill in the blanks 
  748. on the form and select IMPORT, this will allow you to choose the appropriate 
  749. file.  If the data does not align properly there may be unprintable characters 
  750. in your file being imported such as <TAB>s, just remove them with your favorite 
  751. editor and try again. 
  752.  
  753. Fields in Little Black Book which are not present in your file to be imported 
  754. should be left with 0 in their starting position and also in their width field, 
  755. they will then be ignored during the import. 
  756.  
  757. Fields which are present in your file being imported but not in Little Black 
  758. Book are harmless and will be ignored during the import procedure. 
  759.  
  760.  
  761. ΓòÉΓòÉΓòÉ 37. Export ΓòÉΓòÉΓòÉ
  762.  
  763. The Export function is useful for transfering data from your Little Black Book 
  764. database to an outside source. The outside source may be either in a plain text 
  765. ASCII format where the data is aligned in columns in tabular format, or the 
  766. data may be in a comma-delimitted format suitable to be transported to another 
  767. database. 
  768.  
  769. Export Comma Delimitted 
  770.  
  771. Export Column Formatted 
  772.  
  773.  
  774. ΓòÉΓòÉΓòÉ 38. Export Comma Delimited ΓòÉΓòÉΓòÉ
  775.  
  776. The Export Comma Delimitted feature is useful for transfering the contents of 
  777. your Little Black Book database to another database. This is easily done by 
  778. selecting Export Comma Delimited and then selecting the export order from your 
  779. database to the new database format. 
  780.  
  781. For example, if LAST NAME was your first record element in the file to be 
  782. exported, put a 1 by LAST NAME, if it were the fifth item in the record then 
  783. put a 5.  If you do not wish to export a data element then put a 0 in it's 
  784. field. 
  785.  
  786. Please note that both Setup Display and Setup Sort Order will affect both what 
  787. is exported and it's order. 
  788.  
  789. Warning: When you select EXPORT be careful not to select an existing file 
  790. unless you wish to overwrite it, because once you select EXPORT (within the 
  791. file select box), everything is exported and the existing file (which you 
  792. selected) is overwritten (if it exists), if it does not exist then it is 
  793. created. 
  794.  
  795.  
  796. ΓòÉΓòÉΓòÉ 39. Export Columns of Data ΓòÉΓòÉΓòÉ
  797.  
  798. The Export Columns of Data feature is useful for transfering the contents of 
  799. your Little Black Book database to either a spreadsheet, a document to be 
  800. imported by a word processor, or even just printed for an easily readable 
  801. report. This is easily done by selecting Export Columns of Data and then 
  802. filling in the blanks on the form. First determine the order of the data 
  803. elements and fill that in on the left column on the form (if a data element is 
  804. not desired in the output file then put a 0 in it's column), then fill-in the 
  805. right column stating the data element's width (including spaces).  Then select 
  806. Export, you'll be prompted for a data file name, after you enter it your 
  807. exporting will be accomplished. 
  808.  
  809. If the column width which you specify is not wide enough to hold the elements 
  810. in a given field then that element will be truncated at the specified character 
  811. count. 
  812.  
  813. Please note that both Setup Display and Setup Sort Order will affect both what 
  814. is exported and it's order. 
  815.  
  816. Warning: When you select EXPORT be careful not to select an existing file 
  817. unless you wish to overwrite it, because once you select EXPORT (within the 
  818. file select box), everything is exported and the existing file (which you 
  819. selected) is overwritten (if it exists), if it does not exist then it is 
  820. created. 
  821.  
  822.